fbpx

٦ نصائح لإدارة الاجتماعات الافتراضية بفعالية

فرضت علينا جائحة كوفيد ١٩ الكثير من التغييرات في حياتنا، وأصبحنا نمارس أغلبية النشاطات الحياتية من منازلنا باستخدام التكنولوجيا وأدواتها والتي بدورها سهلت علينا الكثير، وقد تأثر أيضاً قطاع الأعمال وصاحب ذلك اقبالاً أكبر على العمل عن بعد والعمل من المنزل مما يتطلب المزيد من الضبط والتنظيم للعمل، ويستلزم على فريق العمل التفكير في كيفية بناء علاقات عمل جيدة مع الزملاء البعيدين وكيفية التعاون بفعالية، بما في ذلك عبر الاجتماعات عبر الإنترنت.

ولا يجب أن يُنظر إلى الاجتماعات الافتراضية على أنها مضيعة للوقت، في الواقع ، يمكن أن تكون أكثر قيمة من الاجتماعات التقليدية وجهًا لوجه، كما أنها غير مكلفة للجميع وتتيح الفرصة للفريق التواجد في الأماكن التي تشعرهم بالراحة بعيداً عن الجلوس لساعات طويلة في غرفة الاجتماعات وهي فرصة رائعة لبناء التفاعل والثقة والصراحة بين أعضاء الفريق خاصةَ في ظل الظروف الراهنة.

ولكن يتوجب عليكَ التحضير للاجتماع والاستعداد له كي يكون أكثر إنتاجية وفعالية، فعلى الرغم من سهولة الاتصال إلى أن عدم التواجد في ذات المكان قد يسبب بعض سوء الفهم أو صعوبة التواصل، لذلك يجب أن يكون هناك تحضيراً مسبقاً ويمكنك الاستعداد من خلال اتباع الخطوات التالية:

  • ضع جدول أعمال.

يتمثل أحد الأجزاء الرئيسية في التحضير للاجتماع في إنشاء جدول أعمال، والذي سيساعد الجميع على معرفة المواضيع التي سيتم تناولها والتحدث عنها مما يعمل على الحفاظ على تركيز المشاركين وانخراطهم بشكل أفضل. ويمكنك أن تحدد الهدف المسبق للاجتماع والمواد التي ترغب بمشاركتها وإعلام أعضاء فريقك بحيثيات الاجتماع مسبقاً وتأكد عند وضعك أجندة الاجتماع من وضع منسق لإدارة الاجتماع وإعطاء المجال للمتحدثين والانتقال بين المواضيع واترك مساحة للمشاركة والنقاش.

  • خصص مكاناً خاص للاجتماعات.

لقد انتشر على منصات التواصل الاجتماعي خلال فترة الاغلاق حول العالم، العديد من المشاهد المضحكة والتي تعرض لها الأهالي أثناء الاجتماعات الافتراضية أو اثناء اجراء مقابلة تلفزيونية وذلك بعد دخول أحد الأبناء ومقاطعة البث، لذلك يجب أن تخصص مساحة خاصة بك مما يساعد على التركيز أكثر ويقلل من الفوضى أو الإزعاج.

  • اعتمد وتيرة بطيئة للإجتماع.

حافظ على وتيرة اجتماعك عبر الإنترنت أبطأ قليلاً من الاجتماعات العادية وذلك لأن هناك تأخر من ثانيتين إلى ثلاث ثواني بسبب أنظمة الاتصال المختلفة، إذا كنت تقود الاجتماع، فتأكد من وجود وقت كافي بعد طرح سؤال، أما اذا كنت إذا كنت مشاركًا، فعليك لفت الانتباه إلى نفسك قبل مخاطبة المجموعة بالإشارة بيدك أو قول “سؤال” أو “تعليق” ثم الانتظار لبضع ثوان قبل المتابعة.

  • استخدم أسلوب الوصف الدقيق.

 

قد يكون من الصعب على البعض مشاهدة الشاشة بوضوح بسبب جودة الاتصال، لذلك إذا كنت تقوم بشرح أمراً ما وتشارك الشاشة الخاصة بك، عليكَ أن تكون دقيقاً بوصفك واستخدام المزيد من الكلمات لإيصال الفكرة والنقطة التي تريد إيصالها، على سبيل المثال، قم بذكر لون الأزرار وموقعها بدقة ولون الخط (الزر الأزرق “البدء” مع النص الأبيض ، وإلى يمين الصورة الرئيسية وما إلى ذلك)

  • تقديم تلخيص قبل انهاء الاجتماع.

 

عندما يوشك الاجتماع على الانتهاء، اطلب من الجميع تلخيص عناصر العمل التي يتحملون مسؤوليتها. هذه طريقة للتأكد من أن الجميع يفهم المهام المطلوبة ومواعيد التسليم، ويساعد أعضاء الفريق على فهم واستنباط ما تم التوصل إليه خلال الاجتماع.

  • قم بمشاركة الملاحظات.

قم بإرسال الملخص النهائي للاجتماع والتوزيع الخاص بالمهام عبر البريد الإلكتروني لكافة المشاركين، وتأكد من أن كل شخص معني لديه حق الوصول إليها، و يمكن أن تكون هذه طريقة رائعة أخرى لخلق فهم مشترك لما تم تحديده، ومن المسؤول عن كل مهمة وما الذي يجب متابعته في المستقبل ويمكنك استخدام التطبيقات المتوفرة Trello .Slack,

 

 

اترك رد

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.