إن مهارة كتابة رسائل البريد الإلكتروني أحد أهم المهارات التي يجب أن تمتلكها في عالم الأعمال، وذلك لأن التسويق والتواصل من خلال البريد الإلكتروني هي واحدة من أكثر القنوات أهمية واستخداماً، خاصة أن البريد الإلكتروني جزءاً مهماً جداً لجميع العاملين ومن خلاله يتم التواصل بين أعضاء الفريق الواحد ومع العملاء، كما أنه مباشر ويستهدف الشخص بذاته، لذلك يجب أن يكون العنوان جذاباً وأن يشجع المتلقي على فتحه وقراءته وأن تكون الرسالة واضحة.

ويجب أن تعرف القواعد الأساسية وما يجب عدم فعله للكتابة بشكل أفضل.

اقرأ أيضاً:٥ استراتيجيات للنجاح في ريادة الأعمال

و كل بريد إلكتروني تكتبه له نفس البنية الأساسية:

  • سطر الموضوع ( العنوان)

قد يكون سطر الموضوع أهم جزء في البريد الإلكتروني ، على الرغم من أنه غالبًا ما يتم تجاهله لصالح نص البريد الإلكتروني. ولكن، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا باردًا إلى شخص ما ، أو تقوم فقط بإنشاء علاقة مهنية ، فإن سطر الموضوع الخاص بك يمكن أن يغري الناس بفتح الرسالة بالإضافة إلى تحديد التوقعات حول ما يتم تضمينه. من ناحية أخرى ، يمكن لسطر موضوع عام أو رديء الصياغة (مثل “مرحبًا” أو “لا يفوتك تفويت ذلك”) ردع القارئ مما يؤدي إلى وصول بريدك الإلكتروني إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

 

  • البداية

في معظم حالات كتابة البريد الإلكتروني ، ستحتاج إلى تضمين تحية سريعة للإشارة إلى القارئ قبل الغوص في رسالتك الرئيسية أو طلبك.

  • متن الرسالة

نص الرسالة الإلكترونية هو جوهر رسالتك ، ويجب أن يكون لها هدف واضح ومحدد ، مثل ترتيب لقاء مع عميل جديد أو ارسال عرض سعر أو اعلان عن منتجات وخدمات جديدة.  ويجب أن .تكون موجزة أيضًا. وعليه، سيكون الناس أكثر ميلًا لقراءتها

 

  • الخاتمة

تمامًا كما تريد أن تبدأ الأمور بالطريقة الصحيحة مع تحيتك ، فأنت أيضًا تريد أن تنهيه بشكل جيد.

اقرأ أيضاً:٥ دروس في الأعمال من أزمة كورونا

وعليكَ تجنب الأخطاء التالية عند كتابة رسائلك البريدية:

 

  • استخدام لغة غير ملائمة.

يجب أن تحدد اللغة الملائمة للتواصل مع المتلقي، حيث أن أسلوب التواصل مع زملائك يختلف تماماً عن أسلوب التواصل مع عملائك الحاليين أو المحتملين.

 

  • الإسهاب

يؤدي كتابة رسالة طويلة إلى عدم قراءتها، فالأغلبية لا يملكون الوقت لقرادة رسالة من ١٠٠٠ كلمة، لذلك، يجب أن تكون رسالتك موجزة، وأن تركز من خلالها على المطلوب والهدف من الرسالة، وعليك َ أن تعطي المستلم فرصة للرد والتحاور.

انظر أيضاً:5 نصائح لاجتياز امتحان PMP

  • العبارات المبتذلة

ابتعد عن استخدام العبارات المبتذلة المتكررة، على الرغم من أنها قد لا تكون سيئة دائماً، لا بد أن تكون بعض جوانب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ذات صيغة معينة. بعد كل شيء ، تحتوي معظم رسائل البريد الإلكتروني على نفس البنية الأساسية ، وهناك عبارات قد تستخدمها لضمان الوضوح. ولكن إذا كنت ستكرر العبارات ، فتأكد من أن لها هدفًا واضحًا.

  • التكرار

غالبًا ما يكرر الأشخاص نفس الكلمات والجمل  في نفس الفقرة، مما يجعل النص غير واضح ويكرر نفس الأفكار، وبالنهاية سيؤدي إلى فقدان اهتمام القارئ.

  • استخدام لغة الروبوتات

يجب أن تكون لطيفاً مع القارئ والمتلقي، لذلك يجب أن تكون لغتك إنسانية ومكتوبة بعناية للمتلقي لا أن تستخدم نماذج مكررة وجاهزة، ويمكنك الحصول على تأثير طبيعي أكثر من خلال التظاهر بأنك تكتب إلى صديق أو تجري محادثة مع أحد معارفك المقربين.

  • الإفراط في استخدام علامات التعجب!

يمكن أن يضر الإفراط في استخدام علامات التعجب أكثر مما ينفع. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تقيم علاقة جديدة أو تتصل بشخص خارج شركتك. أنت ، بعد كل شيء ، ممثل لعملك عندما تستخدم عنوان بريد إلكتروني للشركة. لكن الناس يحبون علامات التعجب ، ولا تزال شيئًا يعتمد عليه كثير من الناس للتعبير عن لهجة إيجابية.

اقرأ أيضاً:أفضل 7 تطبيقات وبرامج للعمل عن بعد

 

اترك رد

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.