fbpx

أنك لا تفعل ذلك بشكل صحيح: إليك كيفية عقد اجتماعات فعالة

يحتاج الموظفين الذين يعملون عن بعد إلى الاجتماع بشكل متكرر

هل تعلم أن عدد العمال عن بعد قد زاد بنسبة مذهلة بلغت 87٪ منذ أن بدأ الوباء؟ ومن مظهرها ، فإننمط حياة العمل عن بعدلن يختفي في أي وقت قريبًا أيضًا

نحن نعيش في عالم مفصول للغاية ، ولذا تحتاج إلى بذل المزيد من الجهد لإعادة هذا الاتصال من المكتب وإدماجها في مكان العمل الافتراضيبعبارة أخرى ، عقد اجتماعات أكثر مما كنت تفعل من قبل.

في الواقع ، وجدت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب أن الموظفين الذين يلتقون بمديريهم بشكل منتظم يكونون أكثر عرضة للانخراط بثلاث مرات من أولئك الذين لا يجتمعون. وكان ذلك عندما كانت الاجتماعات وجهاً لوجه. وتسبب العمل عن بعد في حدوث شقاق ملموس بين العاملين في الشركة ، وعلى الرؤساء التنفيذيين محاولة سد هذا الصدع

سترغب في توجيههم وإعادة توجيههم ومساعدتهم في تحديد أولويات وأهداف العمل، عن طريق التحقق منها بشكل متكرر أكثر مما فعلت في العالم الخارجي

بينما تحتاج بالتأكيد إلى مقابلة أعضاء الفريق أو الموظفين بشكل متكرر ، فإن العدد الدقيق للاجتماعات التي تحتاج إلى عقدها لا يهم حقًا طالما أن اجتماعاتك ذات مغزى ومنتجة وتخدم غرضًا

إذا كان الموظفون يريدون الاجتماع للغاية ، فلماذا يقول 67٪ من الموظفين أن الاجتماعات غير منتجة؟

انه سهل؛ الموظفين بشر. ويزدهر البشر من خلال التواصل الشخصي ، وإحداث فرق ، والشعور بأنهم يضيفون شيئًا ذا قيمة إلى مجتمعهم أو منظمتهم أو ما شابه

67٪ الذين ذكروا في البداية والذين يزعمون أن اجتماعاتهم غير منتجة يريدون أن يكونوا جزءًا من اجتماع يخدم غرضًا أو هدفًا أو هدفًا يمكنهم فيه التعبير عن اقتراحاتهم الخاصة. تُظهر دراسة بعنواناجتماعات في أمريكاأن 92٪ من الموظفين يرون أن الاجتماعات وسيلة للمساهمة في الشركة ، ومع ذلك ، في الوقت نفسه ، أقر 91٪ من المشاركين في نفس الدراسة بأحلام اليقظة أثناء الاجتماع

إذن ما الذي يمكنك فعله لجعل الاجتماعات أكثر جاذبية وإنتاجية الموظفين؟ تابع القراءة لمعرفة كيف

كيفية جعل الاجتماعات أكثر فعالية وإنتاجية

١# اسمع، وتحدث قليلاً

قال بن هورويتز ، رائد الأعمال التكنولوجي والمؤسس المشارك لشركة رأس المال الاستثماري Andreessen Horowitz ، ذات مرة شيئًا بسيطًا للغاية ولكنه رائع للغاية. “يجب أن يقوم المدير بنسبة 10٪ من الحديث و 90٪ من الاستماع

يميل الأشخاص الذين يشغلون مناصب إدارية إلى قضاء الكثير من الوقت في إصدار الأوامر ، والتحدث مع أقرانهم والاستغناء عن الميكروفونأثناء الاجتماعات ، مما يوفر مساحة ضئيلة أو معدومة لأي شخص لتقديم مساهمة. وظيفتك كمدير ليست إعطاء التعليماتوظيفتك هي توجيه أعضاء فريقك ، والاستماع إلى اقتراحاتهم ، والتعرف على الأفكار الرائعة عندما تسمعها

لا تقدم الإجابات الصحيحة لموظفيك على طبق من الفضة ، دعهم يخبروك بما يفكرون به. أثناء الاجتماع ، اسمح لهم بطرح الأفكار بأنفسهم ، ودعهم يتوصلون إلى اقتراحات بأنفسهم. أنت هناك فقط لإعادة توجيههم إذا خرجوا عن الموضوع وطرحوا أسئلة.

٢# اجتماعاتك يجب أن يكون لها جدول أعمال واضح ؛ هدف واضح وغرض واضح

يتم إهدار سبعة وثلاثين مليار دولار في اجتماعات غير منتجة كل عام ، وكل ذلك لأن الناس يجتمعون فقط من أجل الاجتماع ، وليس لأي سبب معين

بصفتك مديرًا ، يجب ألا تسمح بعقد أي اجتماعات إذا لم يكن هناك هيكل أو خطة واضحة حول كيفية سير هذه الاجتماعات. خطط لاجتماعاتك من الألف إلى الياء كما لو كنت تخطط للخروج في نزهة

من الواضح أن هناك التاريخ والوقت ، ولكن هناك أيضًا هدف الاجتماع ، ومن يجب أن يكون هناك ، وعدد الحاضرين ، ومدة الاجتماعالتزم بجدول أعمال صارم وواضح

اجعل نقاط المناقشة والقضايا التي تحتاج للمناقشة وبنود العمل جاهزة. أرسل هذه الملاحظات إلى موظفيك في وقت مبكر قبل الاجتماع حتى يكونوا مستعدين ، وليس فقط التاريخ والوقت ، وجملة غامضة تصف موضوع الاجتماع. لا حرج في الإيجازفي الواقع ، نشجعك على الاحتفاظ بملاحظات ما قبل الاجتماع تلك لطيفة وقصيرة وبسيطةإنه الغموض الذي تريد تجنبه

ولا تنسى أن تحدد موعد اجتماعاتك. لا تدع اجتماعك يستمر لفترة أطول مما كنت تتوقعه. إذا كانت تستغرق 10 دقائق ، وتستغرق 10 دقائق. لا أكثر ولا أقل

إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب من شخص ما تسجيل الاجتماع ثم أرسل التسجيل الصوتي (أو الفيديو) أو المستند الملخص إلى الحاضرين بمجرد انتهاء الاجتماع

٣# اجعل أقل عدد ممكن من الأشخاص في الاجتماعات

الرئيس التنفيذي ومؤسس أمازون ، جيف بيزوس ، لديه شيء أو شيئين ليقولوه حول إدارة اجتماعات فعالة. على ما يبدو ، لم يكن أمازون هو الشيء الوحيد الذي أسسه — “قاعدة البيتزا المزدوجةالخاصة به لعقد الاجتماعات هي أحد الأسباب العديدة التي تجعل أمازون هي المبتكر الرائد في صناعتها

قاعدته الأساسية هي أن الحد الأدنى لأي اجتماع يجب أن يكون عدد الأشخاص الكافي لتناول اثنين من البيتزا الكاملة. إذا كان الأمر أكثر من ذلك ، فقد تحتاج إلى تقليل حجم اجتماعاتك

عندما يكون لديك المزيد من الأشخاص ، يكون لديك المزيد من كل شيء. تتطلب الاجتماعات الأكبر حجمًا مزيدًا من التنسيق والإدارة ، وهذا يعني أنه لن يحصل كل فرد في فريقك على فرصة للمساهمة أو حتى الحصول على الدعم الذي يحتاجون إليه أثناء الاجتماع

لإعادة توجيه موظفيك OKRs #٤

لذا فأنت تشاهد اجتماعًا وتكون مستمعًا أفضل. يُعرف أحد الحاضرين بالانحراف عن الموضوع أو ذكر شيء لا علاقة له بالموضوع المعني أثناء الاجتماعات. كيف يمكنك تعليم أحد أعضاء الفريق البقاء في الموضوع؟

استخدم OKRs كنقطة مرجعية كلما شعرت بموظف يطرح نقاط مناقشة ليست ذات صلة بهدف الاجتماع. تعمل OKRs على تحسين أداء الموظف لأنها تستقر على مقاييس رئيسية محددة يحتاج الموظفون إلى إرضائها خلال فترة زمنية معينة من أجل الوصول إلى هدف معين

استخدم دائمًا OKRs لإعادة توجيه فريقك والتحدث بعبارات استراتيجية. اطرح عليهم أسئلة تتعلق مباشرة بـ OKRs الخاصة بهم وكيف ستساعد اقتراحاتهم المنظمة في تحقيق أهدافها

قد تكون الاجتماعات غير المثمرة هي السبب الذي يجعل موظفيك يكرهها كثيرًا

يخشى الناس الاجتماعات لأنهم أخطأوافالاجتماع الكبير الذي لا يخدم أي غرض على الإطلاق يمكن أن يكون مرهقًا عاطفياً وجسديًا ، وربما يشتت الانتباه. يوضح تقرير Udemy هذا أن 60٪ ممن شملهم الاستطلاع يعتقدون أن الاجتماعات مجرد إلهاء عن العمل

الاجتماعات الفعالة هي العوامل الرئيسية لنجاح الأعمال. الاجتماعات المثمرة والهادفة تحدث فرقًا حقًا. إنها مهمة ، ويمكن أن تضيف الكثير من القيمة إلى الشركة إذا تم تنفيذها بشكل صحيح

اترك رد

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.